Cómo aumentar la productividad de la empresa
Autor: J Giorgi – 7.05.2024
La productividad es una medida de la eficiencia que se expresa como la relación entre el valor obtenido y los recursos empleados, sean capital, trabajo o materiales. Por tanto, se puede representar con la siguiente ecuación: Productividad = Valor obtenido / Recursos empleados.
La medida de la productividad se puede aplicar a un país, una empresa o una determinada área dentro de la empresa.
El problema de la productividad
La productividad es una tarea pendiente de la economía española, y también de la europea en general, que muestra tasas de crecimiento por debajo de sus competidores globales. Centrándonos en la productividad laboral, y tomando como índice 100 el año 2015, la productividad de la Unión Europea se situó en el nivel 105,5 en 2023: un crecimiento de sólo 5,5 puntos porcentuales en 8 años. Los avances de la digitalización y la robotización harían esperar tasas de crecimiento mucho más importantes. Sin embargo, varias causas contribuyen a frenar el crecimiento de la productividad en la Unión Europea:
- Políticas laborales: especialmente a raíz de la pandemia muchos estados (entre ellos España) han priorizado el mantenimiento de los puestos de trabajo a expensas de la productividad.
- Insuficiente inversión en I+D+I, en relación a otras economías desarrolladas.
- Rigidez del mercado laboral por las barreras a la movilidad entre estados. De no existir estas barreras, el rendimiento de una masa laboral de 200,5 millones de personas mejoraría significativamente.
- Peso excesivo de las pequeñas empresas en el conjunto de la economía de muchos países de la Unión.
- Ineficiencia del sector público, sobredimensionado en la mayoría de los países de la Unión.
La baja productividad de la economía en general es un reflejo de la situación a nivel de empresas en particular. De modo que la pregunta clave es: ¿Qué puede hacer la empresa para mejorar su productividad?
Tenemos dos caminos para aumentar la productividad en la empresa: actuar sobre el numerador de la ecuación (Valor Obtenido), con vistas a propiciar su aumento, o sobre el denominador (Recursos Empleados), con vistas a obtener su reducción. La búsqueda de las oportunidades de mejora de la productividad se tiene que plantear desde un enfoque global, tomando en consideración todas las variables de la ecuación, en todos los eslabones de la Cadena de Valor.
Sin embargo, el propósito de este artículo no es el de analizar las posibilidades de incrementar el valor obtenido (lo que se traduce en aumentar las ventas o los precios), sino poner el foco en las posibilidades de obtener el mismo producto con un menor empleo de recursos. Para ello se plantea a continuación un catálogo que, sin ser exhaustivo, puede servir de guía para identificar puntos a analizar y posibles acciones a tomar. Obviamente, al desarrollar el análisis de los diferentes puntos se tiene que jerarquizar la significación de cada uno en función de las características, objetivos y metas de cada empresa.
Cómo reducir los recursos utilizados
La gestión de los recursos utilizados en el proceso de creación de valor se puede ordenar en 4 áreas:
- Gestión del capital
- Gestión del equipo humano
- Gestión de los procesos
- Gestión de la tecnología
Veamos, a continuación, qué oportunidades puede tener y qué medidas puede tomar la empresa para aplicar mejoras de gestión en estas áreas que repercutan en una mayor productividad.
1 – Gestión del capital
La reducción de las necesidades de capital en una empresa puede llegar a través de diferentes vías:
- Externalización de servicios o productos. Esta tendencia se inició con fuerza, décadas atrás, con productos/servicios que no formaban parte del core business de la empresa. El avance de la globalización llevó a muchas empresas a externalizar incluso sus productos/servicios troncales. Actualmente, una marcada tendencia hacia la desglobalización en muchos sectores y los reajustes en el tablero geopolítico están poniendo límites a las posibilidades de externalización, o bien redirigiéndolas hacia otras áreas geográficas. Sin embargo, la externalización seguirá siendo uno de los principales instrumentos para reducir las necesidades de capital, impulsada también por las ventajas derivadas de la especialización.
- Sustitución de propiedad por derecho de uso. La compra de inmuebles y equipo productivo se puede sustituir por fórmulas de alquiler, leasing, usufructo, etc., liberando necesidades de inmovilizado.
- Control de stocks, poniendo la lupa en los elementos de rotación más lenta y aquellos en los que un incremento del plazo de entrega no suponga un quebranto significativo en la calidad del servicio al cliente, especialmente cuando pertenezcan a un mercado cautivo.
- Venta de activos improductivos. Es muy frecuente que con el tiempo en las empresas se hayan acumulado activos que no tengan ninguna utilidad y que inclusive puedan suponer costos más o menos ocultos.
- Control de gastos operativos. Un estricto control de los gastos operativos puede aflorar costos superfluos que no aportan ningún valor al producto final.
- Mejora del cash flow, renegociando condiciones de pago a proveedores y de cobro a clientes.
2 – Gestión del equipo humano
Las principales vías a explorar para mejorar la productividad de los equipos humanos son las siguientes:
- Fijar objetivos claramente cuantificados para cada persona, estableciendo criterios de evaluación e incentivos por su consecución.
- Fomentar el trabajo en equipo. Para ello es importante plantear la asignación de objetivos a grupos de trabajo específicos y delegar responsabilidades para mejorar el desempeño del grupo. Las técnicas de teambuilding pueden ser de gran ayuda para cimentar un eficaz y estimulante espíritu de equipo.
- Invertir en formación continua. El avance incesante y acelerado de las tecnologías exige una continua puesta al día de los conocimiento y habilidades de las personas. La inversión en formación continua puede ser más eficaz que la incorporación de nuevas personas a la plantilla, a la par que contribuye a crear un ambiente de trabajo más estimulante.
- Proporcionar oportunidades reales de desarrollo personal en función de las capacidades de cada persona y de la consecución de objetivos.
- Racionalizar y flexibilizar los horarios y calendarios de trabajo. Flexibilizar los horarios presenciales y propiciar el teletrabajo y el trabajo híbrido pueden contribuir a mejorar la motivación del equipo. Por otra parte, es preciso racionalizar los horarios (p. ej., eliminando interrupciones innecesariamente largas para las comidas, etc.).
- Facilitar la comunicación en sentido horizontal/vertical, rompiendo las barreras que se oponen a la transmisión de juicios críticos.
- Utilizar la tecnología para el control de tareas y seguimiento del desempeño, compartiendo los avances y los resultados con los interesados.
3 – Gestión de procesos
- Simplificación de los procesos físicos. La aplicación de técnicas de Lean Manufacturing y Six Sigma pueden aportar ventajas consistentes en la productividad de la empresa.
- Automatización de los procesos físicos. Las tecnologías de automatización pueden aportar mejoras significativas a la productividad, incluyendo la posibilidad de mantener el funcionamiento de los equipos en continuo.
- Aplicación de tecnologías avanzadas, como el IoT (Internet de las Cosas) o la Inteligencia Artificial Generativa aportan ventajas en materia de monitorización y consiguiente optimización de los procesos.
- Simplificación de los procesos de gestión. Los procesos complicados siempre van en contra de la productividad. Es necesario identificar y eliminar cuellos de botella, controles redundantes o innecesarios y etapas de un proceso que no aporten valor al producto final.
- Automatización de los procesos de gestión. Siempre que sea posible, hay que automatizar las tareas repetitivas y aquellas que no exijan la intervención de un ser humano, sacando el mayor provecho posible de los avances de la digitalización y de la inteligencia artificial.
- Evitar derroches de tiempo. Eliminar autorizaciones previas y supervisiones que sólo redundan en una mayor rigidez y lentitud de los procesos. Eliminar reuniones y comités innecesarios, reduciendo la participación a aquellas personas que estén directamente involucradas en los temas a tratar
- Fijar métricas de control de rendimiento, utilizando indicadores clave que permitan monitorizar los procesos y realizar ajustes para mejorarlos.
- Optimización de la cadena de suministro, con vistas a agilizar el flujo de materiales, reduciendo los stocks y tiempos muertos en el proceso de producción.
4 – Gestión de la tecnología
- Equipo productivo. Los equipos productivos evolucionan constantemente, de manera que solo los equipos más actualizados permiten optimizar la producción. Dependiendo del tipo de empresa, la robotización será un instrumento fundamental para obtener un elevado estándar de productividad.
- Diseño del producto. El diseño del producto/servicio puede tener una repercusión definitiva en el empleo de recursos y, por ende, en la productividad. A menudo se olvida que uno de los objetivos fundamentales de la innovación se debe focalizar hacia la optimización en el empleo de recursos a lo largo de todo el proceso de obtención del producto final.
- Logística. Los costos de la logística adquieren un valor determinante en empresas comercializadoras, lo cual implica la necesidad de poder contar con los medios y sistemas de gestión más eficaces y actualizados.
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La productividad consiste en obtener más valor con menos recursos y es el primer indicador de la eficacia de una empresa. Mejorar la productividad en el empleo de todos los recursos, en todos los eslabones de la cadena de valor, es una tarea prioritaria de la empresamascompetitiva.
Una tarea para hoy, mañana, pasado. Para todos los días del año.